Excel 中处理重复数据的 5 种方法
在 Excel 中，我们经常要处理数据清单，例如，员工档案，产品明细。这种数据中有可能存在重复的数据，需要进行处理。基于不同的情况，对重复数据的处理是不同的。一般来说，我们可以把实际工作中对重复数据的处理归结为以下五种情况
前言
在 Excel 中，我们经常要处理数据清单，例如，员工档案，产品明细。这种数据中有可能存在重复的数据，需要进行处理。基于不同的情况，对重复数据的处理是不同的。一般来说，我们可以把实际工作中对重复数据的处理归结为以下五种情况：
1. 识别重复数据（或者非重复数据）
2. 删除重复数据（每条数据保留一条）
3. 挑出不重复列表
4. 计数（不重复数据的个数）
5. 阻止重复数据的产生
我们分别来介绍如何处理这些情况。
1. 识别重复数据（或者非重复数据）
例如，在下面的表格中，我们记录了超市中所有销售的产品。
我们需要基于这个数据进行后续的数据分析。这就要求这个数据中每个数据只能出现一次（唯一性）。但是，仅仅是凭眼睛观察我们也可以发现里面的数据不唯一。这时，我们需要找出其中重复的数据，然后有针对行的进行分析，看看是什么原因导致了这些数据的重复。
这种需求就是重复数据的识别。这里就用到了 countif 函数。
在物品名称列后面添加一个辅助列，然后再单元格 C3 中数据公式：
=COUNTIF($B$3:$B$47,B3)
如下图：
一定要注意其中的相对引用和绝对引用。
然后通过鼠标拖拽填充整个辅助列对应区域，将得到如下结果
容易发现，辅助列中值为 1 的对应的是非重复数据，大于 1 的对应的是重复数据。 理解了这个方式，我们还可以用可视化的方法使所有重复数据变色显示，这样我们可以直接在表中找到这个数据。
方法是用条件格式。方法如下：
首先选中整个物品名称的数据，$B$3:$B$47。然后选择“开始”——>“条件格式”——>
“新建规则”，在新建规则对话框中，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，然后在
“为符合此公示的值设置格式”框中输入公式
=countif($B$3:$B$47,B3)>1
如下图：
点击确定后，你将得到如下的结果
可以看到，所有的重复数据都一目了然。
2. 删除重复数据
有时所有重复的数据是我们不需要的，我们需要删除重复数据，每条数据只保留一条。这时，最简单的方法就是使用 Excel 自带功能“删除重复项”。方法如下：
鼠标选中任意产品，然后点击“数据”菜单中的工具“删除重复项”
得到如下对话框
点击确定，Excel 会删除掉所有重复数据（只保留一条），并提示如下信息
3. 挑出不重复列表
在 2 的处理中，我们实际上得到了不重复列表。不过与此同时，我们删掉了其他的数据。但有时候，我们需要得到不重复列表，同时希望保留其他的信息。例如，在如下图所示的数据中，我们的原始数据是销售记录，我们希望得到所有产品的列表。
我们就不能直接使用删除重复项得到不重复列表。
这时，最简单的方法就是数据透视表
我们在源数据中插入数据透视表，然后把“物品名称”放在行字段上，就可以得到一个不重复列表了
4. 不重复数据的计数
有时，我们不需要不重复列表，只希望得到所有的数据中有多少不重复的数据。例如，在上面的产品销售清单中，我们只希望知道共有多少种产品在销售。
这时，我们可以使用函数来解决。
还以 3 中的数据为例子，我们在数量后添加一个辅助列，并且在单元格 E3 中输入公式：
=1/COUNTIF($B$3:$B$47,B3)
通过鼠标拖拽，你可以得到如下图的结果
在辅助列 1 的最后，输入公式
=sum(E3:E47)
可以得到结果 25，即数据中有 25 种不同的产品在销售。
5. 阻止重复数据的产生
尽管有各种方法，重复数据处理起来还是意见麻烦事。有时，我们希望在数据输入时就尽量避免重复数据的产生，这时，我们就可以用到数据有效性了（在最近几个版本中，这个功能叫做数据验证）。
方法如下：
选中单元格 B3:B27，然后依次点击“数据”——> “数据验证”，出现数据验证对话框，在其中的”允许“和“公式”处，分别按照下图输入：
点击确定后，数据有效性生效，你在其中输入任何一个重复的产品，都会得到如下的提示信
息
总结
重复数据的处理是数据处理中很典型的工作。许多人往往对之望而却步，希望学习复杂的技巧。其实，对他们的处理都是一些最基础功能的应用，条件格式，数据有效性，删除重复项是基本功能，数据透视表也只是用到了其中最简单地用法。函数更是只用了 countif，这是 Excel 中最基础的函数之一。实际上，Excel 中大部分数据处理问题都是这些基础知识的综合应用。只用多练习，你也可以成为 Excel 能手。
